SmartFile 數字檔案館(室)一體化管理系統

2022.4.17

1. 總體要求

檔案管理系統功能實現應參照《數字檔案館建設指南》、《數字檔案室建設指南》及《數字檔案館（室）建設指南》設計要求、產品既應可以基于云端（公有云、私有云、政務云）運行，并為用戶提供SAAS模式服務、也應可以基于局域網本部署的第三代數字檔案云平臺系統。

產品應采用最流行的互聯網軟件極簡風格、并提供強大的自定義表單、工作流引擎、消息提醒、即時通訊服務、類EXCEL報表定義、AI及大數據分析等相關功能，來實現檔案的收集、整理、移交、歸檔、統計和利用等進行全過程管理。

產品應采用真正的SOA架構及分級授權管理機制以及支撐大流量、高并發的互聯網基本屬性，來滿足橫向的區域性用戶群或縱向的行業性用戶群檔案既統一、又分級的管理需求。

作為云時代公認的發展方向，微服務架構更好的支持了將應用程序部署在云環境中，產品應支持創建不同的應用并利用軟件平臺提供的基礎服務來分解成更小的、松散耦合的組件，讓產品的升級與擴展變得更加容易。
微服務的基本思想在于考慮圍繞著業務領域來創建應用，作為平臺化的產品，應允許用戶創建的應用可獨立地進行開發、管理和加速。在分散的組件中使用微服務云架構和平臺，使部署、管理和服務功能交付變得更加簡單。

產品應支持大量的應用個性化后可得以進行模板化復用。

2. 產品設計目標

·應滿足國家檔案局各類數字檔案館室建設指南及《電子檔案管理系統通用功能要求（GB/T39784-2021）》相關要求；

·應提供無代碼及低代碼模式實現用戶個性化需求實現方式，提供基于云端的在線低代碼編寫功能，實現脫離軟件廠商源代碼亦可進行代碼編寫及實現用戶個性化功能需求的目標；允許用戶在實現個性化功能過程中，大大降低對廠商的依賴；

·應支持打造基于SOA架構的SAAS云平臺，可提供在線云檔案服務，無須投入部署軟件和硬件的成本，直接使用云端在線服務，申請后即可使用，應同時支持私有云方式部署及局域網模式部署；

·產品應采用微服務架構，讓應用與產品平臺服務更加松耦合，讓產品升級更加方便，并建立基于J2EE平臺的標準化、服務化、可擴展、多館協同的云平臺管理系統；

·應具有檔案信息獲取、管理、存儲、利用、交換和服務等一系列功能；

·應向檔案利用者提供一站式、無縫集成的、快速準確的檔案查詢服務以及其他相關服務；

·所有的平臺用戶界面均應支持VUE框架，包括：登錄界面、檔案搜索界面、系統后臺管理界面等各種界面。系統應允許用戶通過常見的瀏覽器訪問系統；

·應采用強大的自定義工作流引擎建立檔案管理工作相關業務的審批流程；

·應支持與釘釘進行集成，可以直接使用釘釘機構和用戶，同時可以將消息通過釘釘及時傳達給用戶，然后通過釘釘直接訪問軟件系統處理具體業務；

·應向用戶提供豐富的在線應用商店，用戶可以根據自身需求選擇應用模板、表單模板或報表模板，以方便用戶快速搭建本單位所需相關應用；

3. 產品設計原則

3.1. 面向服務的體系結構

系統的后臺應基于服務設計，后臺項目可用Maven進行管理，前臺與后臺服務交互、服務與服務間交互都是嚴格的通過REST服務方式獲取，應使軟件平臺模塊化、服務化與低耦合化。

3.2. 標準化

檔案系統建設不僅僅局限于機構內部，應充分支持各下屬單位之間的信息互連，實現信息互聯必需遵守一定的規范、標準。在保持總體標準相對統一的前提下，亦允許各下屬單位保留各自的檔案管理特色及個性化要求。

3.3. 可擴展性

可擴展性原則不僅體現在系統底層架構的可擴展，還應體現在上層功能應用的可擴展及用戶數據集業務對象的可擴展。檔案系統設計應采用靈活的模板技術，實現代碼、業務的共用性，無論用戶所要管理的檔案數據對象及相關的業務對象如何擴充或者變化，均可以在不需要任何二次開發的基礎上，經過配置或設置后即可適應。

3.4. 先進性

產品應采用目前最新的技術研發而成。如先進的SAAS模式（即軟件即服務）、VUE前端技術、elasticsearch全文檢索技術、activiti工作流引擎技術、Flex技術，類EXCEL報表技術、低代碼或無代碼技術、可視化統計技術、AI及大數據分析技術等，并且可把各種技術融合在整個系統中。

3.5. 安全性

檔案系統所處理的信息常常涉及單位機密，且不同應用人員在不同時刻對檔案信息的處理權限也是不同的，因此電子文件歸檔入檔案庫后安全性控制功能成為數字檔案管理系統得以投入使用的先決條件。因此，檔案系統應支持歸檔后的四性檢測及應實現全方位操作監控機器人功能。

4. 產品功能要求

4.1. 遵循各類建設《指南》要求研發

應符合第三代檔案信息化管理系統特點，在研發過程中嚴格遵循國家檔案局頒發的《數字檔案室建設指南》、《數字檔案館建設指南》及《企業數字檔案館（室）建設指南》相關要求。并以《指南》要求為最低保障，力求在此基礎上增強更多功能。

4.2. 按需搭建用戶所需要的管理軟件?

產品應提供平臺化的功能支撐，支持用戶根據各自單位的實際情況，來完成所需管理軟件系統的定義工作，包括支持用戶定義所其需要的模塊、表單、控件、按鈕、工作流、需打印的報表、統計等所有的自定義工作，檔案業務所需要的眾多管理模塊均可以實現自行搭建完成，如接收采集、借閱管理、長久保存等幾乎所有檔案專業功能。

4.3. 低代碼或無代碼實現客戶個性化開發需求?

公司應提供準確、完整、齊全的《開發者支持手冊》，來確保產品可提供支持在線客開及離線客開的功能，即既可在云端指定地址提供在產品內的在線代碼編輯器，也支持允許脫離產品環境進行離線的客開操作，并在產品中預留位置以便來顯示個性化開發成果。本功能可以讓用戶在平臺化配置的基礎上，利用在產品中提供的代碼編輯器內以少量的代碼即可進一步滿足定制開發需求，低代碼開發方式讓用戶基本上擺脫了只要開發就必須依賴廠商的被動局面，來支持用戶自己的開發人員即可使用產品中的代碼編輯器完成個性化開發工作。

4.4. 以模板化來實現應用的快速搭建及實現定制開發后的快速復用?

系統應支持將客戶定制后的應用以模板方式保存下來，并允許用戶在創建新的應用時，利用模板來實現應用的快速搭建，而無需從零開始新應用的搭建，同時，也可實現用戶個化性定制后的模板的復用。

4.5. 應用商店功能?

系統應提供云端的應用商店功能，來支持用戶實現“以模板快速搭建新系統→以無代碼或低代碼方式實現個性化定制開發→以模板技術將定制開發成果快速模板化及模板的迭代升級→以應用商店來實現模板的無限復用”這一循環。系統允許將模板上傳到云端指定的應用商店中，可供其它用戶付費使用。產品提供的應用模板化應可徹底解決之前用戶發現了同類用戶很好的功能而自身產品無法實現的老大難問題，可允許用戶輕松下載自己喜愛的模板并進行線下的安裝使用。

4.6. 以微服務架構來實現產品的平臺化?

產品應支持微服務架構，讓應用與服務盡可能地松耦合，徹底實現用戶的個性化開發與產品自身無關，增加刪除應用亦不會影響產品的運行，以保障用戶輕松實現產品的升級，再不會因進行了大量個性化開發而導致產品無法升級。

4.7. 表單設計控件化?

產品應提供豐富的表單設計控件庫，方便用戶使用控件來配置自身需要的各類字段，用戶還可以在系統提供的豐富的控件庫基礎上，定義自己的常用控件庫來快速設計表單。所有的控件屬性都可以進行自定義，以滿足用戶設置不同字段要求。

4.8. 功能操作向導化?

產品大量的功能操作應采用統一的向導制操作模式，以降低使用人員的學習成本，用戶只需按系統要求一步一步操作，即可完成相應的功能操作。

4.9. 表單關聯及數據穿透技術?

產品應提供自定義表單與表單的數據穿透技術功能，來實現用戶多表之間的數據關聯、數據傳遞及邏輯關系判斷。如人事檔案管理系統是以單獨人員個體為中心，輔之以多個表單來描述該個體的多項信息，如基本信息、教育經歷等等，利用產品中提供的表單關聯及數據穿透技術，即可實現以基本信息表為主表、其他信息表單與主表相互關聯、數據相互穿透使用的管理要求。

4.10. 極簡操作方式?

產品應采用最新、最流行的云端系統實現及操作方式，普通操作人員幾乎無須培訓即可操作本系統，而較為復雜、專業的工作均交由系統管理員來完成。

4.11. 默認集成釘釘?

產品需默認集成釘釘，通過與釘釘單點登錄集成即可訪問系統。同時檔案系統消息可以直接在釘釘中顯示，點擊后直接進入檔案系統進行處理。

4.12. 全新的屏幕響應式JS框架?

應全新的VUE框架。一個框架、多種設備，數字檔案館系統服務能通過同一份代碼快速、有效適配手機、平板、PC 設備。

4.13. 數據庫高速引擎技術?

產品應采用數據庫讀寫分離、分庫分表、高速索引等技術，實現單表億級數據毫秒級查詢，在硬件及網絡條件允許的前提下，可以支撐百萬級的流量、十萬級的并發指標。

4.14. 高性能在線歸檔接口服務

檔案系統應支持根據電子檔案歸檔接入標準，依托云平臺并行計算能力，統一在線歸檔接口，實現OA系統、會計核算系統、合同系統、報賬系統、項目管理等系統的電子檔案在線歸檔接入。

4.15. 可自定義的工作流引擎技術?

產品應提供串行、并行、分支、合流的自定義工作流引擎，實現檔案信息的接收、移交、利用、銷毀等環節的工作流程審批，輔以多種方式的信息提醒，提高協同辦公效率。

4.16. 動態水印

應支持動態水印技術，水印管理是系統管理員維護水印的模塊，實現在查看電子文件、打印電子文件、下載電子文件時按照設置的水印來顯示水印，可提供添加、刪除、編輯、啟用/禁用水印的功能。

4.17. 輕量級JS電子文件閱讀器?

采用JS技術實現的電子文件在線閱讀器，使用戶不必另行安裝額外的電子文件閱讀器插件，使用瀏覽器即可在線瀏覽多種格式的電子文件，包括PDF、JPG、DWG、MP3、MP4、OFD、WORD、EXCEL、PPT等多種常見格式。系統應支持國產文件格式OFD格式及設計軟件AutoCAD文件如DWG格式的查詢預覽，不再受限于ｆｌａｓｈ技術的影響。

4.18. 高效初始化配置向導?

系統應提供完善的系統初始化配置向導，以解決用戶首次進入系統后的無從下手問題，可按步驟引導用戶完成全宗定義、模塊定義、分組定義、事件流定義等一系列初始化配置工作。

4.19. 多種的表單數據展現方式?

系統可以提供多達五種以上的表單數據展現方式，以方便用戶處理不同的數據類型，系統可提供列表式、卡片式、時間軸式、日歷式、看板式、甘特圖式、畫廊式等多種數據展現方式。

4.20. 在線OCR及自動提取功能?

產品應提供內嵌的OCR組件，可以在用戶上傳PDF圖像文件的過程中即可將內容識別提取出來，并自動填充到表單指定字段中，底層的學習技術可以讓系統自動提取的效果越來越好。同時將識別后的內容顯示出來，方便用戶進行復制操作，方便檔案人員錄入條目信息。

4.21. 升級包快速升級技術?

產品應提供定期下載升級包功能，且所有升級包的升級運行均與windows相似，只需點擊運行即可完成產品升級；且不得受任何個性化定制開發的影響，也即要求所有的個性化開發均應于應用綁定，不得與平臺綁定。

4.22. 真正的多全宗管理?

傳統的多全宗管理，只是實現了在系統中管理多個全宗下數據的功能，而第三代檔案管理系統應實現應用、模塊、數據、用戶管理等完全與全宗綁定，允許用戶登錄不同全宗，將展現不同的應用系統、不同的數據并受不同的權限控制。

并實現產品集團化部署時總部用戶與下屬單位用戶登錄系統后呈現不同應用及數據，來確保整個體系內檔案管理既統一又保持個性的需求。

4.23. 監控機器人?

產品應提供全方位的操作監控記錄，24小時監控所有操作人員的操作行為并記錄所有的操作動作。如修改字段的記錄、修改配置的記錄、修改流程審批的記錄、增加或刪除數據的記錄、閱讀數據或原文的記錄等等，來確保檔案系統的數據安全。

4.24. 創建自己的模塊或聊天群?

產品應在操作頁面，允許任何用戶來創建自己的分組（模塊），并創建該分組下的表單，同時允許創建人邀請任何系統內的用戶加入本分組，來進行一些臨時性、突發情況下的文件及審批管理工作，并能同時提供基于分組及表單數據的聊天功能，來實現安全的交流與溝通功能。

5. 庫房管理系統功能要求

檔案庫房智能管理平臺需為B/S架構，應具備實體檔案管理、檔案智能化存儲設備管控、檔案庫房環境監控、檔案館藏監控等子系統，做到實體檔案的收集、管理、統計、借閱利用等功能，同時可通過控制檔案庫房環境監控設備、智能檔案存儲設備、實體檔案管理設備、檔案庫房安全防范設備及檔案庫房引導設備保障檔案長期保存安全及利用安全。

5.1. 首頁功能?

首頁應展示庫房環境數據，包含溫濕度、TVOC、CO2、甲醛、PM2.5等空氣質量數據，應可以做到環境數據曲線展示；須具有檔案館藏監控，展示內容不限于庫房容量和館藏統計。

5.2. 實體檔案管理子系統?

實體檔案管理子系統，須支持檔案配置，具備檔案分類、檔案著錄項、元數據的靈活定制等操作；須支持檔案管理功能，平臺系統應具備檔案信息著錄、盒號管理、檔案借閱、檔案盤點、自動出入庫登記等操作，應通過集成RFID設備，技術實現檔案信息、盒號管理、檔案借閱、檔案盤點、檔案檢索、出入庫記錄等。

5.3. 檔案智能化存儲設備管控子系統?

應具備檔案庫房管理定制化功能，根據庫房實際情況進行庫房設置。應具備架體控制、監控管理、開架記錄、庫房門禁等操作。檔案庫房環境監控子系統應可以設定環境閾值，實時監控庫房內環境數據，并可以自動驅動設備進行環境治理。

·須具備環境設備配置管理；

·須具備環境監控、曲線報表；

·應支持環境治理設備與平臺系統聯動，支持設備的增、刪、改等基本維護操作，以及設備閾值、參數設定等。

5.4. 檔案館庫房安防子系統

應支持實時監控庫房工作人員出入情況，同時關聯攝像機進行聯動，一旦有人出入可進行圖像抓拍。支持智能傳感器實時監控，具備聲光報警器、短信報警器等方式進行報警。支持集成門禁，實現門禁管理。

?應響應GB28181,支持所有符合GB28181的NVR設備。